RÉFÉRENTIEL DOCUMENTAIRE
La documentation dont vous avez besoin, à tout moment.
NAPSsoft centralise les documents d'entreprise de votre opération. Contrats de location, actes, études de laboratoire, plans, rapports COA ; chaque document avec son responsable, sa date d'expiration et son historique de versions, disponible pour tout coordinateur qui en a besoin sans le chercher dans des e-mails ou des drives.
Le problème qu'il résout
Le même document est téléchargé des dizaines de fois parce que personne ne sait qu'il existe déjà dans la plateforme.
Un justificatif de domicile, une attestation de situation fiscale, un contrat de location. Ce sont des documents que de multiples permis et processus nécessitent, mais que chaque coordinateur cherche, télécharge et re-télécharge à chaque fois qu'il en a besoin. NAPSsoft élimine cette redondance : le document est téléchargé une seule fois au niveau correspondant et est disponible pour toute l'opération dès ce moment. S'il expire ou est mis à jour, le responsable reçoit l'alerte, télécharge la nouvelle version et l'écosystème complet fonctionne automatiquement avec le document mis à jour.
moins de temps à chercher
Un référentiel à chaque niveau de votre opération
Un RFC ou un acte d'entreprise est téléchargé au niveau de l'entité et reste disponible pour tout coordinateur de toute division et emplacement sans avoir besoin de le dupliquer. Chaque niveau hérite des documents du niveau supérieur, maintenant les informations pertinentes disponibles là où elles sont nécessaires sans contaminer les catalogues de sites qui n'en ont pas besoin.
DOCUMENTS disponibles
Documentation de support organisée et accessible = processus plus agiles
Lorsqu'un coordinateur travaille sur une démarche et a besoin de joindre un document, il peut accéder au Référentiel Documentaire de son emplacement directement depuis l'écran du permis, sélectionner le document dont il a besoin et l'ajouter sans quitter le processus. Si le document dont il a besoin n'est pas dans le référentiel, il peut le télécharger à ce moment et, s'il le juge utile pour l'avenir, le marquer comme faisant partie du référentiel pour que d'autres coordinateurs puissent également le réutiliser.
DOCUMENTS toujours valides
Expirations, responsables et versions sous contrôle
Chaque document peut avoir une date d'expiration et un responsable assigné. Avant d'expirer, le responsable reçoit des alertes configurables pour éviter les documents expirés. Lors du remplacement d'un fichier, la version précédente passe automatiquement dans l'historique, enregistrant qui l'a téléchargée, quand elle a été remplacée et conservant le document original pour consultation. Aucune version n'est perdue.
Au-delà des permis
Pas seulement des permis. Tout ce qui fait fonctionner votre opération.
Tout fichier pertinent pour la conformité de votre opération a sa place : contrats avec des sous-traitants, permis de travail spéciaux, manifestes de déchets, plans d'installations, études environnementales, accords de confidentialité. Si c'est un document que votre équipe EHS doit contrôler, le référentiel est sa place — avec responsable, expiration et traçabilité inclus.
GESTION DES SOUS-TRAITANTS
Contrats, polices d'assurance et attestations de conformité de chaque fournisseur, organisés par emplacement et avec des alertes d'expiration pour qu'aucun sous-traitant n'opère avec une documentation expirée.
PERMIS DE TRAVAIL ET ÉTUDES TECHNIQUES
Permis de travail en hauteur, espaces confinés ou travaux à chaud ; études de bruit et plus. Documents qui soutiennent la conformité aux NOMs spécifiques et qui doivent être disponibles lors de toute inspection.
DOCUMENTS D'ENTREPRISE
RFC, actes, procurations notariales, justificatifs de domicile, contrats de location. Documents que de multiples processus nécessitent, disponibles dans toute l'opération depuis un seul référentiel au niveau de l'entité.
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exigences en moyenne demandait CONAGUA par démarche avant son processus de simplification réglementaire avec COFEMER. Ce nombre est la norme dans les dépendances non simplifiées. Sans un système qui enregistre ce qui a été remis, quand et à qui, gérer cette charge documentaire par permis, par emplacement et par renouvellement est un risque opérationnel réel.
CAPACITÉS
Tout ce qu'inclut ce module.
Le Référentiel Documentaire est conçu pour être la source de vérité documentaire de toute l'opération, pas un entrepôt de plus où les fichiers se perdent.
Référentiel à trois niveaux avec accès hérité
L’entité, la division et le site disposent de leur propre référentiel. Les documents des niveaux supérieurs sont disponibles aux niveaux inférieurs sans duplication ni configuration supplémentaire.
Historique complet des versions par document
Chaque fois qu’un document est remplacé, la version précédente passe dans l’historique avec la date, l’utilisateur et le fichier original. La traçabilité est totale et aucune version n’est supprimée définitivement.
Alertes d’expiration par document
Définissez combien de temps à l’avance et à quelle fréquence le responsable reçoit des rappels. S’applique aux documents dont la validité est définie — les documents sans date d’expiration restent simplement actifs sans générer d’alertes.
Rapport téléchargeable sur l’état du référentiel
Générez un récapitulatif du référentiel depuis n’importe quel emplacement : nombre de documents, statut, dernier mouvement, responsable et date d’échéance. Utile pour les revues internes et les audits externes.
Référentiel à trois niveaux avec accès hérité
L’entité, la division et le site disposent de leur propre référentiel. Les documents des niveaux supérieurs sont disponibles aux niveaux inférieurs sans duplication ni configuration supplémentaire.
Historique complet des versions par document
Chaque fois qu’un document est remplacé, la version précédente passe dans l’historique avec la date, l’utilisateur et le fichier original. La traçabilité est totale et aucune version n’est supprimée définitivement.
Alertes d’expiration par document
Définissez combien de temps à l’avance et à quelle fréquence le responsable reçoit des rappels. S’applique aux documents dont la validité est définie — les documents sans date d’expiration restent simplement actifs sans générer d’alertes.
Rapport téléchargeable sur l’état du référentiel
Générez un récapitulatif du référentiel depuis n’importe quel emplacement : nombre de documents, statut, dernier mouvement, responsable et date d’échéance. Utile pour les revues internes et les audits externes.
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CONFORMITÉ EHS AU MEXIQUE