REPOSITORIO DOCUMENTAL
La documentación que necesitas, en cualquier momento.
NAPSsoft centraliza los documentos corporativos de tu operación. Contratos de arrendamiento, escrituras, estudios de laboratorio, planos, reportes COA; cada documento con su responsable, su fecha de vencimiento y su historial de versiones, disponible para cualquier coordinador que lo necesite sin buscarlo en correos o drives.
El problema que resuelve
El mismo documento se sube decenas de veces porque nadie sabe que ya existe en la plataforma.
Un comprobante de domicilio, una constancia de situación fiscal, un contrato de arrendamiento. Son documentos que múltiples permisos y procesos requieren, pero que cada coordinador busca, descarga y sube de nuevo cada vez que los necesita. NAPSsoft elimina esa redundancia: el documento se sube una vez al nivel que corresponde y está disponible para toda la operación desde ese momento. Si vence o se actualiza, el responsable recibe la alerta, sube la nueva versión y el ecosistema completo trabaja automáticamente con el documento actualizado.
menos tiempo buscando
Un repositorio en cada nivel de tu operación
Un RFC o una escritura corporativa se sube a nivel entidad y queda disponible para cualquier coordinador de cualquier división y ubicación sin necesidad de duplicarlo. Cada nivel hereda los documentos del nivel superior, manteniendo la información relevante disponible donde se necesita sin contaminar catálogos de sitios que no la requieren.
DOCUMENTOS disponibles
Documentación de soporte organizada y accesible = procesos más ágiles
Cuando un coordinador está trabajando en un trámite y necesita adjuntar un documento, puede acceder al Repositorio Documental de su ubicación directamente desde la pantalla del permiso, seleccionar el documento que necesita y agregarlo sin salir del proceso. Si el documento que necesita no está en el repositorio, puede subirlo en ese momento y, si lo considera útil para el futuro, marcarlo como parte del repositorio para que otros coordinadores también puedan reutilizarlo.
DOCUMENTOS siempre vigentes
Vencimientos, responsables y versiones bajo control
Cada documento puede tener una fecha de vencimiento y un responsable asignado. Antes de vencer, el responsable recibe alertas configurables para evitar documentos expirados. Al reemplazar un archivo, la versión anterior pasa automáticamente al historial, registrando quién la subió, cuándo se sustituyó y conservando el documento original para consulta. Ninguna versión se pierde.
Más allá de los permisos
No solo permisos. Todo lo que hace funcionar tu operación.
Cualquier archivo relevante para el compliance de tu operación tiene cabida: contratos con contratistas, permisos de trabajo especiales, manifiestos de residuos, planos de instalaciones, estudios ambientales, acuerdos de confidencialidad. Si es un documento que tu equipo EHS necesita tener bajo control, el repositorio es su lugar — con responsable, vencimiento y trazabilidad incluidos.
GESTIÓN DE CONTRATISTAS
Contratos, pólizas de seguro y constancias de cumplimiento de cada proveedor, organizados por ubicación y con alertas de vencimiento para que ningún contratista opere con documentación vencida.
PERMISOS DE TRABAJO Y ESTUDIOS TÉCNICOS
Permisos de trabajo en alturas, espacios confinados o trabajos en caliente; estudios de ruido y más. Documentos que soportan el cumplimiento de NOMs específicas y que deben estar disponibles ante cualquier inspección.
DOCUMENTOS CORPORATIVOS
RFC, escrituras, poderes notariales, comprobantes de domicilio, contratos de arrendamiento. Documentos que múltiples procesos requieren, disponibles en toda la operación desde un solo repositorio a nivel entidad.
10
requisitos promedio solicitaba CONAGUA por trámite antes de su proceso de simplificación regulatoria con COFEMER. Ese número es la norma en dependencias no simplificadas. Sin un sistema que registre qué se entregó, cuándo y a quién, gestionar esa carga documental por permiso, por ubicación y por renovación es un riesgo operativo real.
CAPACIDADES
Todo lo que incluye este módulo.
El Repositorio Documental está diseñado para ser la fuente de verdad documental de toda la operación, no un almacén más donde los archivos se pierden.
Repositorio en tres niveles con acceso heredado
Entidad, división y ubicación tienen su propio repositorio. Los documentos de niveles superiores están disponibles en los niveles inferiores sin duplicación ni configuración adicional.
Historial completo de versiones por documento
Cada vez que un documento se reemplaza, la versión anterior pasa al historial con fecha, usuario y archivo original. La trazabilidad es total y ninguna versión se elimina permanentemente.
Alertas de vencimiento por documento
Define con cuánta antelación y con qué frecuencia el responsable recibe recordatorios. Aplica a documentos con vigencia definida — los documentos sin vencimiento simplemente permanecen activos sin generar alertas.
Reporte descargable del estado del repositorio
Genera un resumen del repositorio de cualquier ubicación: cantidad de documentos, estatus, último movimiento, responsable y fecha de vencimiento. Útil para revisiones internas y auditorías externas.
Repositorio en tres niveles con acceso heredado
Entidad, división y ubicación tienen su propio repositorio. Los documentos de niveles superiores están disponibles en los niveles inferiores sin duplicación ni configuración adicional.
Historial completo de versiones por documento
Cada vez que un documento se reemplaza, la versión anterior pasa al historial con fecha, usuario y archivo original. La trazabilidad es total y ninguna versión se elimina permanentemente.
Alertas de vencimiento por documento
Define con cuánta antelación y con qué frecuencia el responsable recibe recordatorios. Aplica a documentos con vigencia definida — los documentos sin vencimiento simplemente permanecen activos sin generar alertas.
Reporte descargable del estado del repositorio
Genera un resumen del repositorio de cualquier ubicación: cantidad de documentos, estatus, último movimiento, responsable y fecha de vencimiento. Útil para revisiones internas y auditorías externas.
También en NAPSsoft
Seguimiento de permisos y licencias
Proyección de renovaciones
Autodiagnósticos
CUMPLIMIENTO EHS EN MÉXICO