文件库
随时获取所需文件。
NAPSsoft 集中管理您运营的企业文件。租赁合同、公司章程、实验室研究报告、平面图、COA 报告；每份文件均有负责人、到期日及版本历史，任何协调员无需在邮件或网盘中查找，即可随时调用。
解决的问题
同一份文件被重复上传数十次，因为没有人知道它已存在于平台中。
地址证明、税务登记证明、租赁合同——这些文件被多个许可证和流程反复使用，但每位协调员每次需要时都会重新查找、下载并上传。NAPSsoft 消除了这种冗余：文件在对应层级上传一次，从那一刻起即可供整个运营体系使用。如文件到期或更新，负责人将收到提醒，上传新版本后，整个生态系统将自动使用最新文件。
减少查找时间
运营各层级均设有文件库
RFC 或公司章程在实体层级上传后，任何部门和地点的协调员均可使用，无需重复。每个层级继承上级层级的文件，确保相关信息在需要的地方可用，同时不污染不需要该信息的站点目录。
可用文件
组织有序、随时可用的支持性文件 = 更高效的流程
当协调员正在处理一项申请并需要附加文件时，可直接从许可证页面进入所在地点的文件库，选择所需文件并添加，无需离开当前流程。如果所需文件不在库中，可立即上传；若认为该文件对未来有用，可将其标记为库中文件，供其他协调员复用。
始终有效的文件
到期日、负责人及版本均受控
每份文件均可设置到期日和指定负责人。到期前，负责人将收到可配置提醒，避免文件过期。替换文件时，旧版本自动归入历史记录，记录上传人、替换时间，并保留原始文件供查阅。任何版本均不会丢失。
超越许可证管理
不只是许可证。一切驱动您运营的文件。
与您运营合规相关的任何文件均可纳入：承包商合同、特殊作业许可证、废物清单、设施平面图、环境研究报告、保密协议。只要是您的 EHS 团队需要管控的文件，文件库就是其归属——含负责人、到期日及可追溯性。
承包商管理
每位供应商的合同、保险单及合规证明按地点分类管理，并设有到期提醒，确保任何承包商均不得持过期文件开展作业。
作业许可证及技术研究报告
高空作业、受限空间或动火作业许可证；噪声研究报告及更多。支持特定 NOMs 合规的文件，须在任何检查时随时可调阅。
企业文件
RFC、公司章程、公证授权书、地址证明、租赁合同。多个流程所需文件，从单一实体层级文件库即可供整个运营体系使用。
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此为 CONAGUA 在监管简化流程前，每项申请平均所要求的材料数量。这一数字在未经简化的机构中属于常规。若无系统记录每项申请、每个地点、每次续期时提交了哪些材料、何时提交、提交给谁，管理这些文件负担便是真实存在的运营风险。
三级存储库，支持访问继承
实体、部门和位置各有独立的存储库。上级文档在下级自动可用，无需重复或额外配置。
每份文档的完整版本历史
每次替换文档时，旧版本连同日期、用户和原始文件一并存入历史记录。可追溯性完整，任何版本均不会被永久删除。
按文档设置到期提醒
定义负责人提前多久、以什么频率收到提醒。适用于有明确有效期的文档——无到期日的文档保持活跃状态，不触发提醒。
可下载的存储库状态报告
生成任意位置存储库的摘要：文档数量、状态、最近动作、负责人及到期日期。适用于内部审查和外部审计。
三级存储库，支持访问继承
实体、部门和位置各有独立的存储库。上级文档在下级自动可用，无需重复或额外配置。
每份文档的完整版本历史
每次替换文档时，旧版本连同日期、用户和原始文件一并存入历史记录。可追溯性完整，任何版本均不会被永久删除。
按文档设置到期提醒
定义负责人提前多久、以什么频率收到提醒。适用于有明确有效期的文档——无到期日的文档保持活跃状态，不触发提醒。
可下载的存储库状态报告
生成任意位置存储库的摘要：文档数量、状态、最近动作、负责人及到期日期。适用于内部审查和外部审计。
NAPSsoft 的更多功能
许可证与执照跟踪
续期预测
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