ドキュメントリポジトリ

必要な文書を、いつでも。

NAPSsoft は貴社オペレーションの企業文書を一元管理します。賃貸契約書、定款、検査報告書、図面、COA レポート。各文書には担当者・有効期限・バージョン履歴が付与され、メールやドライブを検索することなく、必要なコーディネーターがいつでも参照できます。
COA 年次操業届出を表示するデジタルインターフェースと工業作業員

解決する課題

同じ文書が何十回も再アップロードされる。プラットフォームに既に存在することを誰も知らないからです。

住所証明書、納税証明書、賃貸契約書。これらの文書は複数の許認可とプロセスで必要とされますが、各コーディネーターは必要になるたびに検索・ダウンロード・再アップロードを繰り返します。NAPSsoft はこの冗長性を排除します。文書は適切な階層に一度アップロードすれば、その時点からオペレーション全体で利用可能になります。期限切れや更新の際は担当者に通知が届き、新バージョンをアップロードするとエコシステム全体が自動的に最新文書で動作します。
PDF 添付ファイル 3 件付きの公式環境許可証文書

検索時間の削減

オペレーションの各階層にリポジトリを

RFC や定款をエンティティ階層にアップロードすると、どの部門・拠点のコーディネーターも重複なく利用できます。各階層は上位階層の文書を継承し、必要な場所で関連情報を参照できる一方、不要なサイトのカタログを汚染しません。

利用可能な文書

整理・即時アクセス可能なサポート文書 = より迅速なプロセス

コーディネーターが申請作業中に文書を添付する必要がある場合、許可証画面から直接、所在拠点のドキュメントリポジトリにアクセスし、必要な文書を選択してプロセスを離れることなく追加できます。必要な文書がリポジトリにない場合はその場でアップロードでき、将来的に有用と判断すればリポジトリ文書として登録し、他のコーディネーターも再利用できるようにすることが可能です。

公式依存関係フォーマットに接続されたメキシコ政府機関 6 機関を示す円形図
2024〜2026 年の保管文書と 2027 年の更新を示す図

常に有効な文書

有効期限・担当者・バージョンを一元管理

各文書には有効期限と担当者を設定できます。期限到来前に担当者へ設定可能な通知が届き、期限切れ文書を防ぎます。ファイル差し替え時は旧バージョンが自動的に履歴に移行し、アップロード者・差し替え日時を記録するとともに原本を参照用に保存します。どのバージョンも失われることはありません。

許認可を超えて

許認可だけではありません。オペレーションを支えるすべての文書を。

オペレーションのコンプライアンスに関わるあらゆるファイルを管理できます。請負業者との契約書、特殊作業許可証、廃棄物マニフェスト、施設図面、環境調査報告書、秘密保持契約。EHS チームが管理すべき文書であれば、担当者・有効期限・トレーサビリティとともにリポジトリが一元管理します。

 

請負業者管理

 

各サプライヤーの契約書、保険証券、コンプライアンス証明書を拠点別に整理し、有効期限通知を設定することで、文書が失効した状態で請負業者が作業することを防ぎます。

 

作業許可証および技術調査報告書

 

高所作業、密閉空間、または火気使用作業の許可証;騒音調査報告書など。特定の NOMs 遵守を裏付ける文書で、いかなる立入検査においても即時提示可能な状態を維持する必要があります。

 

企業文書

 

RFC、定款、公正証書による委任状、住所証明書、賃貸契約書。複数のプロセスで必要とされる文書を、エンティティ階層の単一リポジトリからオペレーション全体で利用できます。

10

これは CONAGUA が規制簡素化プロセス前に一申請当たり平均で要求していた要件数です。この数字は簡素化されていない機関では標準的です。申請ごと・拠点ごと・更新ごとに何が・いつ・誰に提出されたかを記録するシステムがなければ、この文書負荷の管理は現実の運営リスクとなります。

機能

このモジュールに含まれるすべての機能。

ドキュメントリポジトリは、ファイルが埋もれる単なる保管庫ではなく、オペレーション全体の文書における信頼できる唯一の情報源となるよう設計されています。

 
アクセス継承付き3階層リポジトリ

エンティティ、部門、拠点それぞれが独自のリポジトリを持ちます。上位レベルの文書は、複製や追加設定なしに下位レベ…

 
文書ごとの完全なバージョン履歴

文書が差し替えられるたびに、旧バージョンが日付、ユーザー、元ファイルとともに履歴に保存されます。追跡可能性は完…

 
文書別の有効期限アラート

担当者が何日前に、どの頻度でリマインダーを受け取るかを設定します。有効期限のある文書に適用され、有効期限のない…

 
リポジトリ状態のダウンロードレポート

任意の拠点のリポジトリサマリーを生成します:文書数、ステータス、最終移動、担当者、有効期限。内部レビューおよび…

NAPSsoft のその他の機能

連結矢印付きの5ステッププロセスを示すフローチャート

許認可・ライセンス追跡

意思決定プロセスを示す円と矢印付きのフローチャート
連結矢印付きの5ステッププロセスを示すフローチャート

更新予測

意思決定プロセスを示す円と矢印付きのフローチャート
連結矢印付きの5ステッププロセスを示すフローチャート

自己診断

意思決定プロセスを示す円と矢印付きのフローチャート

メキシコ EHS コンプライアンス

今月、チームは同じ文書を何回使用しましたか?

答えが複数回であれば、NAPSsoft はそのプロセスを最適化できます。一元管理されたリポジトリ、階層別に整理、有効期限を管理、各バージョンのトレーサビリティを確保。