NAPS México：建物150棟以上、許可証5,000件以上。1つのプラットフォーム。

NAPS Méxicoはメキシコ北部最大のシェルターオペレーターの一つであり、Baja California、Chihuahua、Coahuila、Nuevo León、Guanajuato、Querétaro、San Luis Potosíにまたがる150棟以上の工業建築のコンプライアンス管理を担っています。クライアントは多国籍メーカーであり、中断なく操業を維持するためにNAPSに依存しています。

NAPSにとって、コンプライアンスはバックオフィスの業務ではありません。それはサービスの根幹です。許可証の違反が一件発生するだけで、罰金にとどまらず、クライアントの生産が操業停止に追い込まれ、契約上のペナルティが発生し、責任ある運営者としてのNAPSの評判を傷つける可能性があります。

「ある検査で、許可証が更新されていないことが発覚しました。Excelに問題があったのではなく、記入していた人間に問題があったのです。その時、信頼だけに依存しないシステムが必要だと気づきました。」

— ホセ・ルイス — EHSディレクター、NAPS México

課題：コントロールを失わずにコンプライアンスを拡大する。

NAPSsoft EHS導入以前、NAPSはExcelファイル、メールチェーン、複数都市のコーディネーターが月次でまとめるレポートによってコンプライアンスを管理していました。事業規模が小さい頃はこのシステムで機能していましたが、NAPSが100棟を超えて成長するにつれ、亀裂が顕在化してきました。

• データの断片化。各コーディネーターが独自のExcelファイルを管理していました。情報は月末に更新されていましたが、更新されない場合もありました。単一の信頼できる情報源が存在しませんでした。
• 隠れたリスク。 プラットフォームへの移行時に、コーディネーターが許可証の実際の状態を常に正確に報告していなかったことが判明しました。Excelファイルへのコピー＆ペーストが有効期限切れの許可証を隠蔽していたのです。クライアントあたり年間平均3〜5件の誤りが発覚し、ポートフォリオ全体で約20%の誤差率が生じていました。
• 監査パニック。 検査員が来ると、チームは書類を慌てて探し回りました。証拠はデスク、ハードドライブ、ファイルキャビネットに散在していました。
• 早期警戒の欠如。 コーディネーターはファイルを手動で確認した時にのみ、有効期限切れの許可証に気づきました。自動アラートも、予測機能も、30日後・60日後・90日後に何が来るかを確認する手段もありませんでした。
• 知識の集中化。 許可証に関する重要な知識は個人の頭の中に存在していました。コーディネーターが退職または異動すると、その情報も失われてしまいました。

解決策：すべてのクライアント、すべての建物、すべての許可証のための統合管理プラットフォーム。

NAPSはNAPSsoft EHSを導入し、手動の追跡システムを集中型デジタルプラットフォームに置き換えました。展開は27クライアントのパイロットから始まり、150棟以上の建物を含む完全なポートフォリオへと拡大する計画です。

• 構造化されたオンボーディング。 プラットフォームに登録された各クライアントは許可証の監査を起動します。データ移行中に、Excelファイルの中に何ヶ月も隠れていた有効期限切れの許可証、不足している証拠、ギャップが発見されました。
• 予測的更新管理。 プラットフォームは30日・60日・90日の予測を含む更新カレンダーを生成します。EHSディレクターはポートフォリオ全体で何が来るかを確認できます——クライアントごとではなく、すべてを一度に。操業停止を引き起こす許可証が優先的に示されます。
• 明確な担当者。 各許可証には担当コーディネーター、タスクリスト、エスカレーションルートが設定されています。期限が近づくとシステムがアラートを送信します。
• 監査対応可能な証拠。 各許可証には必要な証拠がリンクされています：写真、チェックリスト、署名済み書類。検査員が来た際、コーディネーターはスマートフォン、タブレット、またはノートパソコンで画面を開き、検証済みの履歴を提示します。
• リアルタイムレポート。 月次コンプライアンスレポートの生成は、数時間から数秒になりました。
• 知識の保持。 コーディネーターが退職しても、情報はプラットフォームに残ります。

「情報が最新でなく、見つけにくい状態では、レポートが手動で遅くなり、監査は書類探しになってしまいます。」

— ルス — EHSオペレーター、NAPS México

成果：何が変わったか。

• レポート時間： 手動での数時間の集計から数秒へ。クリック一つでクライアントごとの完全なコンプライアンスサマリーが生成されます。
• クライアントオンボーディング： データが揃っていれば、クライアントあたり20分。以前はITの介入と数日間の手動設定が必要でした。
• エラー検出： プラットフォームはExcelでは見えなかった有効期限切れの許可証とデータの不一致を検出しました。
• 検査への備え： すべての文書がどのデバイスからもアクセス可能になりました。コーディネーターは数時間ではなく数分で検査に対応できます。
• スケーラビリティ： チーム構成（Baja California、Chihuahua、Coahuila、Nuevo León、Bajíoに19名）は、分散した地域別スプレッドシートに代わり、集中型ビューで運用されるようになりました。

「1%のエラーリスクでも投資は正当化されます。なぜなら、有効期限切れの許可証一つで事業全体が操業停止になりうるからです——それは20%のリスクと同じくらい深刻です。」

— ホセ・ルイス — EHSディレクター、NAPS México